¿Cómo organizo un seminario?

Durante mi experiencia profesional he tenido oportunidad de realizar diversos seminarios para firmas especializadas en auditoria y en base a ello comparto con ustedes los puntos a tener en cuenta para poder organizar un seminario, ya que este tipo de eventos ayudan a promocionar los servicios de la firma y la imagen corporativa de la empresa.

El tema: Debe ser actual y de interés para los asistentes, y ¿cómo saberlo? para ello recomiendo hacer una investigación en 2 tiempos, primero busca los seminarios relacionados al tema que vas a realizar, mide que tan popular es el tema, revisa y compara los temarios, examina la experiencia de los expositores, con ello tendrás una primera idea y podrás ajustar tu evento, luego realiza una pequeña encuesta entre el grupo objetivo al que te diriges para conocer el grado de interés en tu evento y siempre busca el factor diferencial para no caer en las mismas propuestas del mercado, por ejemplo yo implemente en los seminarios que organizaba que sean mas prácticos que teóricos con la finalidad de hacerlos mas dinámicos y me fue muy bien, ya que los temas contables no suelen ser de los mas divertidos a veces.

El expositor: Debe ser un profesional con experiencia en el tema y buenas referencias como ponente, una vez que lo selecciones te recomiendo realizar una entrevista personal para que puedas conocer su expresión corporal y su timbre de voz, pues un buen expositor debe captar la atención de su audiencia y mantener el interés, sobre todo si el tema puede ser algo complejo.

La convocatoria: Considero que un tiempo prudente para este tipo de eventos es de 2 meses para que puedas realizar el contacto con la data, comenzar con la difusión del evento y confirmar las inscripciones de los participantes quienes suelen confirmar a último momento. Una técnica que utilizaba para evitar las inscripciones de ultima hora era aplicar un cronograma de inscripción realizaba un descuento considerable para los que se inscribían en los primeros 15 días y conforme se acercaba la fecha del evento el descuento era menor, así asegure un buen numero de asistentes con anticipación, sobre todo para las tarifas corporativas.

La promoción: Es importante indicar que todo el evento debe guardar una línea gráfica, es importante trabajarlo con un diseñador para que tenga una buena presencia, pues como les comente este tipo de eventos es una oportunidad valiosa de dar a conocer la empresa y su imagen corporativa. La comunicación debe estar dirigida al público objetivo conociendo su beneficio, capacidad económica, la disposición de tiempo y si es que hay un grupo de interés que pueda favorecer la difusión del evento. Para la promoción se inicia con la red de contactos de la empresa, sus clientes, proveedores, luego se debe incluir a los grupos o asociaciones de profesionales y si se cuenta con una base de datos trabajarla a través de llamadas y correos electrónicos, también dependiendo del tipo de tema que se desarrolle, puede fomentarse a través de las redes sociales quienes proporcionan llegar de manera directa, hoy en día Linkedin ha implementado la publicación de avisos que pueden ser de mucha ayuda, paginas web especializadas, fomentar una web del evento,etc. Luego están los medios tradicionales como avisos en prensa o revistas especializadas, menciones en las secciones económicas y si hay opción a contar con una persona de prensa pactar entrevistas en radio o tv.

La locación: Debes tener en cuenta que el local cuente con todas las facilidades y comodidades no solo en la ambientación sino en cuanto al acceso de los participantes, si cuentan con valet parking, cocheras cercanas, accesos en líneas de transporte. La sala debe presentar las comodidades necesarias y es recomendable que puedas probar la parte técnica con anticipación, los micrófonos (asegúrate de conocer con tiempo si el expositor prefiere un micro de pie o inalámbrico y solicitar baterías extras) parlantes, proyector, conexiones wi-fi, iluminación, aire acondicionado, etc. Una vez cubiertos estos puntos solicita que la persona encargada del área técnica del local este cerca por si se presenta algún inconveniente. Finalmente asegúrate que el coffee break que ofrezcas sea variado, pues este punto es muy apreciado por los participantes, es como si el cariño de la empresa se midiera en cuanto eres capaz de engreírlos.

Espero que mis consejos te ayuden a organizar tu evento y escríbenos para saber si te fue de utilidad.

Tener en cuenta que el local cuente con todas las facilidades y comodidades